Обязанности:
Совмещённая должность
Быть в курсе каждого события на вверенной территории. Контролировать корректность работы технологических механизмов ТЦ. Следить за соблюдением правил и нормативов ТЦ всеми арендаторами торговых площадей. Регулярно проводить мониторинг санитарного, технического и противопожарного состояния помещений. Осведомляться о наблюдениях службы безопасности на стационарных постах охраны. Вести дисциплинарный график собственных сотрудников комплекса. Оперативно разрешать конфликтные ситуации любого характера с привлечением сотрудников охраны, если этого требует ситуация. Контролировать выполнение профилактических мероприятий техническими службами в соответствии с утвержденным графиком. При необходимости осуществлять сбор денежных средств с арендаторов на текущие общие нужды, утвержденные директором ТЦ. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций организовывать эвакуацию посетителей, руководствуясь утвержденными планами и инструкциями.
Полная административная и организационная поддержка деятельности Директора.
Планирование, координация и контроль исполнения всех задач, поставленных Директором.
Прием и распределение звонков, работа с электронным почтовым ресурсом, решение сложных деловых и корпоративных вопросов по своей сфере ответственности в кратчайшие сроки. Информационная поддержка директора (материалы для совещаний, поиск информации в интернете, мониторинг СМИ). Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности директора торговых центров. Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Вести делопроизводство, выполнять операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись директору торговых центров. Готовить документы и материалы, необходимые для работы директора. Проверять правильность оформления документов, передаваемых директору на подпись. Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу и т.п.), своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Осуществлять контроль за исполнением работниками торговых центров изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора торговых центров, взятых на контроль.
Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе, работе офиса.
Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать архив. Копировать документы на персональном ксероксе.
Заключать и продлевать договора на обслуживание торговых центров (электроснабжение, отопление, водоотведение, вывоз и размещение твёрдых бытовых отходов, чистка территории рядом с торговыми центрами от мусора и снега).
Заключать и продлевать договора аренды недвижимого имущества (торговые центры), проводить конкурсы, аукционы на право заключения договоров субаренды, части объектов недвижимого имущества (сдаваемые в аренду помещения для предпринимателей в торговых центрах).